Lijsten in GTD en haat liefde verhouding

Sommige mensen schieten meteen onder de vlekken als ze het woord lijsten alleen al horen. Behoor jij tot die groep lees dan toch even verder om te zien welke lijsten er binnen Getting Things Done (GTD) worden gebruikt en daarna laat ik je zien hoe je een beetje positiever tegenover deze lijstjes kan komen te staan. Kortom wat is het medicijn voor jouw vlekken.

Lijsten in GTD

Allereerst geef ik een overzicht van de lijsten die binnen GTD worden gebruikt en geef een toelichting wat je met deze lijsten doet. David Allen maakt gebruik van de volgende lijsten:

• Eerst volgende actie lijst, David Allen raad aan om deze onder te verdelen in de volgende categorieën: kantoor, thuis, computer, internet, boodschappen.
• Projectenlijst
• Later/misschien, deze heb ik onderverdeeld in: later/ misschien algemeen, boeken, internet, leuke dingen, checklists, wensen
• Wachten op

Eerst volgende actie

Op deze lijst zet je dingen die je de aankomende week gaat doen. De Eerstvolgende actie-lijst bevat – als het goed is – hapklare brokken die je direct kunt uitvoeren. Bij het verwerken van de achterliggende ‘stuff’, heb je immers nagedacht over wat de eerstvolgende concrete actie is.

Later/ misschien lijst

De “Later/ misschien-lijst” is een lijst die alle projecten bevat die je ooit in de toekomst misschien zou willen doen, maar waarop je je op dit moment nog niet vastlegt.

Projectenlijst

De “Projectenlijst” binnen GTD is de lijst met een volledig overzicht van alle losse eindjes waarvoor meer dan één actie nodig is om ze af te sluiten. De meeste mensen hebben tussen de dertig en honderd items op deze lijst staan. David Allen definieert een project als een resultaat dat je wilt bereiken waarvoor meer dan één actie nodig is. Op basis van deze definitie staan er meer zaken op je projectenlijst die je normaal gesproken geen ‘project’ zou noemen. De belangrijkste reden om van zaken die je niet in/met één actie kunt voltooien een project te maken, is dat je op deze manier een geheugensteuntje hebt waarmee je eraan herinnert wordt dat – als je een actie hebt voltooid – nog een of meer andere acties hebt uit te voeren. Een Projectenlijst is niet bedoeld om prioriteiten te stellen, maar vormt een belangrijk hulpmiddel om overzicht te hebben en houden over alle facetten van je leven en werk.

Wachten op lijst

Gelukkig hoef je niet alle acties zelf uit te voeren. Probeer zoveel als mogelijk te delegeren naar anderen. Het kan ook zijn dat eerst meer informatie nodig is voordat je zelf verder kunt. In deze gevallen kun je de actie delegeren en gebruik je de zogenaamde Wachten op-lijst om overzicht te houden op alle uitstaande acties en de voortgang te kunnen bewaken. Op deze manier heb je in ieder geval veilig gesteld dat het niet in je hoofd zit, maar op een lijst staat die je regelmatig kunt raadplegen.

Waarom hebben mensen een hekel aan lijsten?

David Allen heeft in één van zijn nieuwsbrieven aangegeven waarom mensen zo’n hekel hebben aan lijsten. Mensen zetten niet alles op hun lijsten. Hierdoor vertrouwt je brein de lijsten niet en gaat alsnog allerlei zaken onthouden, wat enorm veel energie kost. De lijsten zijn te lang of onoverzichtelijk zodat je alsnog overweldigd wordt. Daarnaast wordt er vaak te veel op de lijsten gezet zodat je elke dag weer teleurgesteld bent want je lijst is weer niet af.

Wat kan je hier aan doen?

Wat is het medicijn als je meteen onder de vlekken schiet bij het horen over lijsten. Ik geef je drie tips:

1. Zet echt alles uit je hoofd en als ik zeg alles dan bedoel ik ook alles! Maak de lijsten compleet. Er gaat zo geen energie verloren aan allerlei “losse eindjes” waar je aan moet denken.
2. Maak je lijsten zo dat je meteen ziet welke actie er moet worden ondernomen. Zorg voor een fysiek actie. Dus niet oppas regelen voor vrijdag avond maar: oppas bellen of nog concreter oppas bellen en dan het nummer erbij.
3. Maak je lijsten los van deadlines. In je agenda zet je allen die acties die alleen op die dag gedaan kunnen worden.

Ken je nog meer mensen die onder de vlekken schieten van lijstjes, druk hieronder op één van de knoppen om het “medicijn” met andere te delen.