Getting Things Done voor beginners

‘Getting things done‘ (GTD) is de sleutel tot prettig en efficiënt werken zonder stress. Laat dingen niet liggen tot jouw inbakje een onoverzichtelijke hoop papieren is en jouw hoofd vol zaken zit die je niet mag vergeten, maar regel ze nu! David Allen laat in dit boek zien hoe je jouw privéleven en werk met eenvoudige hulpmiddelen zo kunt organiseren, dat in één oogopslag duidelijk is wat je waar en wanneer kunt doen. Zo kan je altijd gemakkelijk beslissen wat op dat moment de nuttigste tijdsbesteding is.

Getting Things Done voor beginners

Het idee van Allen is simpel: jouw vermogen om productief te zijn is recht evenredig aan jouw vermogen om te ontspannen. Alleen als jouw hoofd leeg is en jouw ideeën georganiseerd zijn, kan je productief zijn zonder stress en jouw creativiteit laten werken.

Dit boek is een praktische training om jouw leven prettig en efficiënt in te delen. David Allen leert je:
– De keuze te maken om iets direct te doen, het uit te stellen of te delegeren en zo jouw inbakje leeg te werken;
– doelen te stellen en doelgericht te blijven als de situatie verandert;
– projecten te herkennen en te plannen;
– jouw e-mail en papierwerk te organiseren;
– je prettig te voelen als je iets niet doet.

Getting Things Done in vijf stappen

De kern van het getting things done systeem is een vijfstappenplan om de werkstroom in goede banen te leiden. Wat de achtergrond van je werk ook is, ons werk bestaat uit de volgende vijf stadia:

1 verzamelen

2 verwerken

3 organiseren

4 onderhouden

5 doen

Ik zal hierna de stappen kort beschrijven, voor meer informatie kan ik je het boek van David Allen ten zeerste aanraden.

Stap 1 Getting Things Done: VERZAMELEN

Met verzamelen wordt bedoeld om alles te verzamelen wat er in je brein zit. Hulpmiddelen hierbij zijn:

– Een fysiek inbakje

– Schrijfpapier

– Elektronische systemen

– E-mail

– Apparaten om je stem mee op te nemen

Let op dat je niet de aandrang krijgt om de ideeën ook meteen uit te voeren. Je bent alleen nog maar aan het verzamelen.

Succesfactoren voor het verzamelen:

1 Losse eindjes horen in je verzamelsysteem te zitten, niet in je hoofd

2 gebruik zo min mogelijk vergaarbakken

3 leeg de vergaarbakken regelmatig

Stap 2 Getting Things Done: VERWERKEN

Veel mensen beginnen met goede moed alles te verzamelen maar weten dan niet hoe ze die berg moeten gaan verwerken. Het verwerken kan je doen aan de hand van een schema.

“Wat is het?” en “Is er een fysieke actie aan deze data verbonden?”

De eerste vraag geeft je inzicht wat je nu eigenlijk in je handen hebt. Denk er echt over na. Denk niet “euhm…weet ik niet” maar probeer voor jezelf na te gaan wat het betekent wat je hebt opgeschreven. Maak een beslissing. Zolang je geen beslissing maakt zul je het blijven uitstellen en blijft dat stukje data rondhangen en gebeurt er niets. Bij de vraag “is er een actie verbonden” zijn er twee antwoorden mogelijk. Ja en Nee. Vraag jezelf af: Is er iets wat ik moet doen met deze data? Op basis van je antwoord gaan we naar de volgende stap, het organiseren van je data.

Stap 3 Getting Things Done: ORGANISEREN

Als er geen fysieke actie aan je data is verbonden, dan zijn er drie mogelijkheden. Je gooit het weg (prullenbak), je bewaart het als referentiemateriaal (archief) of het is data waar je nu nog niets mee wilt doen, maar misschien later wel eens (later/misschien).

Als er wel een fysieke actie aan je data is verbonden, dan zijn er wederom een aantal mogelijkheden. Of je doet de actie direct, of je delegeert hem naar iemand anders en maakt er een notitie van op je “Wachten op…” lijst. Of je doet de actie zelf op een vooraf bepaald moment (zet het in je agenda) of als je de mogelijkheid hebt (Op je eerst volgende actie lijst)

Als je je acties op die manier organiseert zul je zien dat je een aantal lijstjes hebt. Lijstjes met acties. Dit zijn geen to do lijsten, maar lijsten met objectieve, direct te implementeren acties.

Stap 4 Getting Things Done: ONDERHOUDEN

Een van de grootste valkuilen in het verhogen van je productiviteit is na het verzamelen, verwerken en organiseren van je openstaande items ze niet periodiek nakijken. In GTD gaan we uit van een objectief systeem wat je kunt vertrouwen. Om dat vertrouwen te hebben is het belangrijk dat je systeem up to date is en compleet is. Daarom is het wekelijks onderhoud van belang. Eens per week bekijk je je acties, je afspraken en loop je alle punten na. Ook gebruik je deze tijd om nieuwe ideeën te verzamelen en te beoordelen. Zorg dat je systeem compleet en schoon is. Geen losse eindjes, geen projecten die eigenlijk al zijn afgerond. Pas dan zul je het systeem ook gaan vertrouwen.

Stap 5: Getting Things Done: DOEN

De laatste fase is de fase waarin je werkelijk aan de slag gaat. Het grote voordeel is dat je niet meer echt hoeft na te denken over wat je moet doen, je werkt de lijstjes af die je in de Organize-fase hebt gemaakt. Ben je in de buurt van een telefoon, pak je “telefoon”-lijst er bij en begin te bellen. Zit je tussen twee vergaderingen en heb je even 10 minuten over? Pak iets uit je “Read/Review” lijst en neem het door. Als je toch nog merkt dat je moet nadenken over wat je moet doen, dan is er waarschijnlijk in je process of organize fase iets tussendoor geglipt.

Meer ontdekken hoe je je productiviteit kunt vergroten? Download mijn gratis e-book, klik hier >>>

Mijn e-book al gelezen dan is dit wellicht interessant voor je >>>

Als je dit artikel over getting things done voor beginners waardevol vindt help dan mee dit te verspreiden door het te delen met andere professionals. Dit kan door middel van de social media knoppen. Ik vind het ook altijd fijn als je een reactie achterlaat.