Stop met mail

Stop met mail! Kim Spinder gaf een presentatie bij TED. Zij roept op om te stoppen met mail. Vroeger kon ze ongeveer vier projecten tegelijk doen. Nu ze gestopt is met mail rond de 40. Kim heeft e-mail afgezworen, omdat het haar veel te veel tijd kostte. Ze wilde meer doen en minder mailen.

Als Kim voorheen een project startte, stroomde nieuwe e-mail haar inbox binnen. Vijftig op een dag was geen uitzondering. En met wat? Taken die ze toebedeeld kreeg, verzoeken hoe het er mee stond en documenten die heen en weer werden gemaild.” Dat kan veel handiger er efficiënter, bijvoorbeeld met Basecamp.

Ze communiceert nu in real life of via social media, waarmee je veel meer mensen bereikt. Kim roept iedereen op om mee te doen en e-mail af te zweren.

Kim was bij TED om haar verhaal te doen o.a. over het stoppen van e-mailen.

Wie is Kim Spinder?

Kim beschrijft zichzelf op haar linkedin profiel als een gepassioneerde innovator. Haar slogan: Til de piratenvlag! Kim Spinder houdt zich bezig met Web 2.0-toepassingen die het werk van ambtenaren makkelijker maken, de samenwerking onderling bevorderen en de relatie met de burger verbeteren.

Waarom stoppen met e-mail?

Bekijk de video waarom je zou moeten stoppen met mail.

Alternatieven voor mail

Als je stopt met mail, wat zijn dan de alternatieven? Alternatieven zijn: Basecamp, Dropbox, Google Drive, LinkedIN, Twitter, WhatsApp. Je kan Dropbox of Google Drive gebruiken om documenten uit te wisselen. Het is raar dat mensen een e-mail sturen met een document, dan iets aanpassen en weer terug mailen.

Wat is Basecamp?

Basecamp is een project management tool waarmee al die dingen kunnen. Bijvoorbeeld documenten met elkaar delen en taken aan mensen toeschrijven. Vervolgens hoef je niet per mail te vragen wat de status van een activiteit is, want mensen houden dat zelf bij.”

Vanuit het startscherm zijn de verschillende programmaonderdelen toegankelijk:

• Milestones is de planning van een project. Hier worden de harde deadlines aangegeven en wie er eindverantwoordelijk is.
• To-do lijst geeft weer wat er allemaal moet gebeuren voor een project. Leden kunnen hoofd- en subactiviteiten toevoegen. Het is echter niet mogelijk om taken te koppelen aan milestones.
• Timetracking wordt gekoppeld aan de ingevoerde to-do’s of van taken die niet in het systeem staan.
• Messages moet voorkomen dat e-mailboxes worden overspoeld. Berichten kunnen naar de gehele projectgroep worden verstuurd, of naar één of meerdere personen.
• Files zorgt ervoor dat iedereen bij documenten kan tijdens een project. Nieuwe versies kunnen door andere gebruikers worden toegevoegd, maar eerdere documenten blijven ook beschikbaar.

Bekijk de video over basecamp.

Drie tips van Kim om te stoppen met mail

1. Begin met een project, hoeft u niet om cold turkey te gaan.

2. Afspraken maken met je team over hoe werk je samen, kies je gereedschap anders dan e-mail.

3. Het is aan jou om daar te zijn.

Piratenvlag

Steve Jobs zei ooit: het is veel leuker om een piraat te zijn dan om bij de marine te gaan. Daarom koos Kim de piratenvlag als symbool voor haar beweging.

Ze gooit tijdens de TED presentatie piratenvlaggen de zaal in en vraagt de mensen in het publiek om die vlaggen op te hangen op hun werk als ook zij willen stoppen met mailen.

Kan Kim de piratenvlag aan jou doorgegeven?

Vind jij dit artikel over stoppen met mail interessant help dan mee deze te verspreiden door het te delen met andere professionals. Dit kan door middel van het klikken op de social media knoppen. Ik vind het ook altijd fijn als je een reactie achterlaat.