E-mailloze vrijdag
E-mailloze vrijdag wordt ieder jaar de laatste vrijdag van november gehouden. Puilt jouw e-mail box uit. Check je vele malen per dag je e-mail. Tijd om af te kicken! Doe ook mee, lees onderaan dit bericht hoe.
E-mailloze vrijdag is een eerste stap
E-mail dreigt ten onder te gaan aan zijn eigen succes. E-mail bestaat dit jaar 40 jaar. De eerste e-mail werd in 1971 door Ray Tomlinson verzonden. Het gebruik van e-mail sloeg enorm aan: twee jaar later, in 1973, bestond 75 procent van alle verkeer over het internet van toen (ARPAnet) uit e-mail berichten.
E-mail blijft groeien
Het aantal e-mails blijft schrikbarend groeien ten koste van de efficiëntie en het persoonlijk contact. E-mailloze vrijdag is om mensen bewust te maken dat je je communicatie niet alleen per e-mail hoeft te versturen maar simpel weg even bij een collega kan langs lopen of de telefoon kan pakken.
Ik hoor nooit iemand zeggen ik stuur veel mail, mensen klagen alleen dat ze zoveel mail binnen krijgen. E-mailloze vrijdag is een eerste stap. De laatste vrijdag van november heb je de kans om één dag te ervaren dat je door e-mail uit te zetten een dag zeer productief kan zijn. Lees hieronder hoe je mee kan doen.
Wat levert e-mailloze vrijdag op?
Het verwerken, behandelen en beantwoorden van e-mails kan zo veel tijd kosten, dat je niet meer aan je eigen, geplande werkzaamheden toekomt en levert daardoor veel stress op. Vooral de druk van de onbeantwoorde berichten drukt op de schouders van veel mensen. Je e-mail gaat bepalen op welke taken je richt en niet de zaken die daadwerkelijk belangrijk zijn.
Leer je collega’s kennen
Binnen grote bedrijven kennen sommige mensen elkaar alleen via de mail. E-mailloze vrijdag is een mooi moment om te kijken wie er eigenlijk achter de mail zit. Leer meer collega’s kennen!
Onderbrekingen
Door het regelmatig controleren van e-mail gaat heel veel tijd verloren. Elke keer moet je weer opnieuw opstarten. Een onderbreking van 1 minuut kost je tien minuten hersteltijd. Elke onderbreking kost je productiviteit en creativiteit. Het kost je brein acht ononderbroken minuten om in een creatieve staat – flow – te komen. Een onderbreking haalt je uit deze staat en zorgt er zelfs voor dat je weer een nieuwe aanloop moet nemen om in flow te raken.
Kosten e-mail
Het Amerikaanse onderzoekbureau Basex schat dat inefficiënt e-mailgebruik de Amerikaanse economie in 2009 zo’n 900 miljard dollar heeft gekost. Dat verlies is vooral een gevolg van het grote aantal triviale en nutteloze mails en van de tijd die we nodig hebben om het werk te hervatten na elke kleine onderbreking. Dus als we efficiënt gaan mailen is in één klap de hele economische crisis opgelost.
Hoeveelheid e-mails
Elke dag worden er op dit moment wereldwijd 400.000.000.000 (vierhonderd miljard) e-mails verstuurd.
Hieronder even wat statistieken over e-mail in 2010. De cijfers komen van Pingdom.
- 107 biljoen – Het aantal verstuurde e-mails in 2010.
- 294 miljard – Gemiddeld aantal verstuurde e-mails per dag.
- 89.1% – Het percentage e-mails dat uit spam bestaat.
- 262 miljard – Het aantal spam mails per dag (er van uit gaande dat 89% spam is).
- 1.88 miljard – Het aantal e-mailgebruikers wereldwijd.
- 480 miljoen – Nieuwe e-mailgebruikers in 2010.
- 2.9 miljard – Het aantal e-mailaccounts wereldwijd.
- 25% – Percentage zakelijke e-mailaccounts.
Voorbeeld van bedrijf in Nederland die intern stopt met met e-mailen
Begin dit jaar gaf ict-dienstverlener Atos Origin aan binnen drie jaar tijd met intern e-mailen te gaan stoppen.
Het verzenden en ontvangen van e-mails tussen de 50.000 medewerkers van het bedrijf moet verleden tijd zijn. ‘De tijd is rijp om af te rekenen met de overvloed aan informatie die de werkomgeving dagelijks vervuilt’, stelt algemeen directeur Thierry Breton.
Het dienstenbedrijf wil zelf het voorbeeld geven en vervangt e-mail door nieuwe vormen van communicatie en samenwerking zoals social media.
Verkeerd gebruik e-mail
Dat het goed fout kan gaan als werknemers het mailsysteem verkeerd gebruiken, bleek bij een energiebedrijf in Groot-Brittannië. Het systeem kwam urenlang stil te leggen nadat een manager een mailtje voor een collega per ongeluk aan alle medewerkers in Groot-Brittannië verzond. Prompt ontving hij honderden mails met de vraag wat zijn bericht te betekenen had.
Pas nadat de hoogste baas een e-mail had laten rondsturen met de pissige mededeling dat iedereen zijn hersens moest gebruiken als er per ongeluk op de verkeerde knop werd gedrukt en niet als een wilde gaan zitten terug mailen, keerde de rust weer in het bedrijf en kon het systeem weer worden vlotgetrokken.
Waar komt e-mailloze vrijdag vandaan?
Oorspronkelijk komt e-mailloze vrijdag uit Amerika. Een aantal bedrijven hebben geëxperimenteerd met het niet meer verzenden van interne mail. De Belg Gunnar Michielssen heeft het vier jaar geleden in Nederland en België geïntroduceerd.
Tips om je e-mail beter onder controle te houden
Top 3:
1 Zet e-mail uit, check maximaal twee keer per dag je e-mail
2 Check pas na 11.00u je mail, gebruik die kostbare tijd dat je fit bent voor het echte denkwerk
3 Verstuur minder mail
Meer tips om je e-mail onder controle te houden
Acht manieren om je e-mail te minimaliseren, klik hier om te lezen >>>
Gebruik een goede ontwerp regel, klik hier om verder te lezen >>>
Vijf tips om je e-mail box leeg te krijgen, klik hier om verder te lezen >>>
Denk nu al na voordat je op de verzendknop drukt
Check voordat je op de verzendknop drukt na over vier vragen:
- Is mijn mail echt wel noodzakelijk?
- Zijn de CC’s echt nodig?
- Moet ik wel mailen, of loop ik gewoon even naar mijn collega?
- Moet ik echt onmiddellijk antwoorden op elke mail die ik krijg?
Infobesitas
Heb je wellicht infobesitas? Kijk hier wat je aan infobesitas kunt doen en wat de symptomen zijn van infobesitas.
Klik hier om het artikel te lezen over infobesitas>>>
Meedoen met e-mailloze vrijdag?
1 Pas je handtekening in je e-mail aan
Zet het volgende in je handtekening:
De laatste vrijdag van november is het e-mailloze vrijdag. Ik ben dan niet bereikbaar via e-mail. U kunt mij die dag gerust bellen op nummer:….
In het plaatje hieronder staat waar je je handtekening kan aanpassen in outlook.
2 Zeg het voort via twitter, linkedin en andere (sociale) media
Laat zo veel mogelijk mensen weten dat het dit jaar 29 november 2013 e-mailloze vrijdag is. Gebruik bij twitter # e-mailloze vrijdag.
Reageer
Heb je vragen of opmerkingen over e-mailloze vrijdag? Wil je delen hoe het 29 november is geweest of wat je hebt gedaan om je collega’s te overtuigen om mee te doen. Laat dan hieronder jouw reactie achter!
Wil je maximaal bijdragen aan het succes van e-mailloze vrijdag? Praat erover. Vertel het door. Klik op één van de knoppen hieronder. Laten we er samen een groot succes van maken!!